Googleアカウントを作り、Gmailのメールアドレスを持てるようになったら、次は実際にメールを使ってみましょう。
とはいっても、最初からすべての機能を覚える必要はありません。
慌てないで自分のペースで使いながら覚えていきましょう。
Gmailには、メールの分類、検索、ラベル、アーカイブ、スター、予約送信など、たくさんの機能があります。
しかもボタンは小さい・・・私は大きくしてほしいのですが無理でしょううね。
画面の中にボタンがいくつも並んでいると、
「どれから触ればよいのだろう」
と少し身構えてしまうかもしれません。
しかし、最初に覚える操作は次の五つで十分です。
- 受信したメールを開く
- メールを返信する
- 新しいメールを送る
- 必要なメールを検索する
- 不要なメールを整理する
この五つができるようになると、AIサービスへの登録確認や、家族との連絡、パスワードの再設定などにも対応しやすくなります。
今回は、Googleアカウントを作ったばかりの初心者やシニアの方に向けて、Gmailの基本操作を順番に解説します。
- Gmailを使えるとAI学習が進めやすくなる
- 最初にGmailの画面を見てみよう
- 受信トレイは届いたメールが並ぶ場所
- 基本操作1｜受信したメールを開く
- メールの差出人を確認する習慣をつけよう
- 基本操作2｜届いたメールに返信する
- 「返信」と「全員に返信」の違い
- 基本操作3｜新しいメールを送る
- 送信前に確認したい三つのこと
- 下書きは書きかけのメールを保存する場所
- 基本操作4｜必要なメールを検索する
- スターを付けて大切なメールを目立たせる
- 基本操作5｜不要なメールを整理する
- アーカイブと削除は何が違うのか
- 迷惑メールは返信せずに報告する
- 添付ファイルを開くときの注意
- Gmailのカテゴリを知っておこう
- ラベルはメールに付ける整理用の名札
- パスワードや確認コードをメールで送らない
- 2段階認証でアカウントを守ろう
- Gmail初心者におすすめの練習方法
- 最初に覚える操作は七つで十分
- Gmailに慣れたらAIサービスへ進んでみよう
- まとめ｜Gmailは一つずつ操作を覚えれば大丈夫
Gmailを使えるとAI学習が進めやすくなる
Gmailは、家族や知人と連絡を取るためだけの道具ではありません。
AIサービスを利用するときにも、重要な役割を果たします。
たとえば、AIサービスに登録すると、次のようなメールが届くことがあります。
- メールアドレスの確認
- 本人確認
- ログインのお知らせ
- パスワードの再設定
- 利用料金の案内
- 新しい機能のお知らせ
- セキュリティに関する注意
そのため、Gmailを作っただけで安心するのではなく、届いたメールを見つけて開けるようになることが大切です。
Gmailは、AIの世界へ入るための受付窓口のようなものです。
受付の場所が分かり、届いた案内を読めるようになれば、その先へ落ち着いて進めます。
最初にGmailの画面を見てみよう
パソコンでGmailを開くと、画面の中央に受信したメールの一覧が表示されます。
スマートフォンでは、Gmailアプリを開くと同じように受信メールが並びます。
画面の表示は設定や端末によって少し異なりますが、主に次の項目があります。
- 受信トレイ
- 新しいメールを作るボタン
- メールの検索欄
- 送信済み
- 下書き
- 迷惑メール
- ゴミ箱
最初は、すべての名前を覚える必要はありません。
まずは、
受信トレイ、新規作成、検索欄
の三つを見つけましょう。
この三つが分かれば、Gmailの基本操作を始められます。
受信トレイは届いたメールが並ぶ場所
受信トレイは、自分宛てに届いたメールを確認する場所です。
新しく届いて、まだ開いていないメールは、文字が太く表示されることがあります。
メールの一覧には、主に次の情報が表示されます。
- 差出人
- 件名
- 本文の一部
- 届いた日や時刻
メールを開く前に、まず差出人と件名を確認しましょう。
たとえば、AIサービスに登録した直後であれば、登録したサービス名や「メールアドレスを確認してください」といった件名のメールを探します。
ただし、登録したメールが必ず受信トレイの一番上に表示されるとは限りません。
Gmailでは、メールが「メイン」「プロモーション」「新着」などのカテゴリに自動分類される場合があります。
確認メールや通知が「新着」や別のカテゴリに入ることもあるため、受信トレイに見当たらないときは、ほかのタブも確認しましょう。
基本操作1｜受信したメールを開く
読みたいメールを見つけたら、件名の部分をクリックします。
スマートフォンの場合は、読みたいメールをタップします。
すると、メールの本文が表示されます。
本文を開いたら、次の点を確認しましょう。
- 誰から届いたメールか
- 自分宛てのメールか
- 何を求められているか
- ボタンやリンクを押す必要があるか
- 期限が書かれていないか
AIサービスなどの登録確認メールでは、本文の中に次のようなボタンが表示されることがあります。
- メールアドレスを確認
- 登録を完了
- 本人確認
- ログインする
登録した直後に届いたメールで、差出人や内容に問題がなければ、案内に従って操作します。
ただし、身に覚えのないメールにあるボタンやリンクは、すぐに押さないことが大切です。
メールの差出人を確認する習慣をつけよう
メールを開いたら、本文だけでなく、誰から送られてきたのかも確認しましょう。
表示されている名前が有名な会社名でも、本物とは限りません。
たとえば、
「Googleからのお知らせ」
と表示されていても、実際のメールアドレスが不自然な場合があります。
特に注意したいのは、次のようなメールです。
- パスワードをすぐ変更するよう急かす
- 未払い料金があると伝える
- アカウントが停止されると脅す
- 確認コードを返信するよう求める
- クレジットカード番号を入力させる
- 身に覚えのない添付ファイルがある
不審なメールを受け取った場合は、返信したり、リンクを開いたりする前に、差出人のメールアドレスが正しいか確認することが重要です。Googleも、不審なメールでは返信やリンクの操作を避け、正しい送信元か確認するよう案内しています。
メールの文章が立派でも、中身まで立派とは限りません。
立派な制服を着たニセモノもいる、と考えるくらいでちょうどよいでしょう。
基本操作2｜届いたメールに返信する
家族や知人から届いたメールに返事をするときは、メール本文の下にある「返信」を使います。
一般的な手順は次の通りです。
- 返信したいメールを開く
- 「返信」を押す
- 返事を書く
- 内容を読み返す
- 「送信」を押す
返信を使うと、相手のメールと自分の返事が、同じ話題のまとまりとして表示されます。
これをメールの「スレッド」と呼ぶことがあります。
新しいメールを作り直すより、返信ボタンを使ったほうが、相手も何についての返事なのか分かりやすくなります。
返信の練習をしてみよう
最初は家族に協力してもらい、短いメールを送ってもらうとよいでしょう。
たとえば、
「Gmailの練習です。届きましたか？」
と送ってもらいます。
そのメールを開き、
「届きました。返信の練習をしています。」
と返せば、受信と返信の両方を練習できます。
読むだけよりも、自分の手で返信したほうが操作を覚えやすくなります。
「返信」と「全員に返信」の違い
複数の人に送られたメールでは、「返信」のほかに「全員に返信」が表示されることがあります。
「返信」は、基本的にメールを送ってきた人だけに返します。
「全員に返信」は、そのメールを受け取っているほかの人にも返事が届きます。
家族や少人数のやり取りでは便利ですが、仕事や大人数のメールでは注意が必要です。
全員に知らせる必要がない内容なら、通常の「返信」を使いましょう。
押すボタンを一つ間違えると、個人的な返事が会議室全体に響き渡ることがあります。
送信前に、宛先を一度確認する習慣をつけると安心です。
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基本操作3｜新しいメールを送る
自分から新しいメールを送る場合は、「作成」や「新規作成」と表示されたボタンを使います。
メール作成画面では、主に次の三つを入力します。
宛先
メールを送りたい相手のメールアドレスを入力します。
一文字でも間違えると、相手に届かなかったり、別の人へ届いたりする可能性があります。
初めて送る相手の場合は、特に慎重に確認しましょう。
件名
件名は、そのメールが何について書かれているかを短く伝える欄です。
たとえば、次のように書きます。
- Gmail練習メール
- 明日の予定について
- 写真を送ります
- AI学習の相談
- 登録確認について
件名が空白でも送信できることはありますが、相手が内容を判断しにくくなります。
短くてもよいので、件名を入れる習慣をつけましょう。
本文
相手に伝えたい内容を書きます。
最初は長い文章を書く必要はありません。
たとえば、家族への練習メールなら次の程度で十分です。
「Gmailから初めてメールを送っています。届いたら返信をお願いします。」
書き終えたら、宛先、件名、本文を読み返してから送信します。
送信前に確認したい三つのこと
メールを送信する前には、次の三点を確認しましょう。
1．宛先は正しいか
家族の名前が表示されていても、同じ名前の別の連絡先を選んでいないか確認します。
2．書きかけではないか
文章の途中で送信ボタンを押してしまうことがあります。
最後まで書けているか確認しましょう。
3．添付すると書いたのに忘れていないか
「写真を添付します」「資料を送ります」と書いた場合は、実際にファイルが付いているか確認します。
メールの送信ボタンは、玄関のドアより少し勢いよく閉まります。
閉めてから忘れ物に気づかないよう、最後に一呼吸置くと安心です。
下書きは書きかけのメールを保存する場所
メールを書いている途中で画面を閉じても、多くの場合、書きかけのメールは「下書き」に保存されます。
文章を一度で書き終えられないときや、送る前に家族に確認してもらいたいときに便利です。
「下書き」を開くと、途中まで書いたメールを続きから編集できます。
下書きは、まだ相手には送られていません。
「書いたから送られた」と思わないように注意しましょう。
最後に送信ボタンを押して、初めて相手へ届きます。
基本操作4｜必要なメールを検索する
Gmailを使い続けていると、受信メールが増えてきます。
各種登録に使っていると本当に増えてきます。
でも、昨日届いたメールならすぐ見つかりますが、数か月前のメールは一覧から探すのが大変です。
そのときは、画面上部の検索欄を使います。
検索欄には、次のような言葉を入力できます。
- 差出人の名前
- 会社やサービスの名前
- 件名の一部
- 本文に書かれていた言葉
- 商品名
- 予約した宿の名前
たとえば、AIサービスから届いた確認メールを探す場合は、サービス名や「確認」「登録」などの言葉を入力します。
検索欄は、メールの山から必要な一通を釣り上げる小さなクレーンです。
一通ずつ目で探すより、検索する習慣をつけたほうが早く見つかります。
添付ファイルのあるメールを探す
資料や写真が付いていたメールを探す場合は、検索条件を使って添付ファイルのあるメールを絞り込むこともできます。
Gmailでは、添付ファイルの有無やラベルなどを条件にして検索できます。
最初から難しい検索方法を覚える必要はありませんが、メールが増えてきたら、
「古いメールは一覧ではなく検索で探す」
と覚えておくと便利です。
スターを付けて大切なメールを目立たせる
あとでもう一度読みたいメールや、忘れたくないメールには、スターを付けることができます。
メール一覧の横にある星の印を押すと、スター付きメールとして目立たせられます。
たとえば、次のようなメールに向いています。
- AIサービスの登録完了メール
- 料金や契約に関するメール
- 旅行や宿泊の予約メール
- 家族からの大切な連絡
- 後で返事をするメール
- パスワード変更のお知らせ
スターを付けたメールは、「スター付き」からまとめて確認できます。
ただし、何にでもスターを付けると、星空が満員電車になります。
本当にあとで確認したいメールだけに絞りましょう。
基本操作5｜不要なメールを整理する
メールが増えてくると、受信トレイがにぎやかになります。
しかし、すべてのメールを削除する必要はありません。
Gmailでは、主に次の方法でメールを整理します。
- アーカイブする
- 削除する
- 迷惑メールとして報告する
- ラベルを付ける
- スターを付ける
初心者が最初に覚えたいのは、アーカイブと削除の違いです。
アーカイブと削除は何が違うのか
アーカイブ
アーカイブすると、メールは受信トレイから見えなくなりますが、削除はされません。
あとで検索したり、「すべてのメール」から確認したりできます。
Googleの案内でも、アーカイブしたメールは受信トレイから外れますが、「すべてのメール」などから再び探せると説明されています。
次のようなメールは、アーカイブに向いています。
- 読み終わったが残しておきたいメール
- 予約や契約の記録
- 登録完了メール
- 購入履歴
- 家族との大切なやり取り
削除
削除したメールは、ゴミ箱へ移動します。
今後必要になる可能性が低いメールに使います。
つまり消えてもいいと思えるメールです。
たとえば、次のようなメールです。
- 不要な広告
- 内容を確認し終えた一時的なお知らせ
- 間違って届いたメール
- 何度も届く不要な案内
「あとで必要かもしれない」と思うメールは、削除せずアーカイブしておくほうが安心です。
アーカイブは押し入れ、削除はゴミ箱と考えると分かりやすいでしょう。
押し入れなら後で取り出せますが、ゴミ収集車が来た後では、少し話が難しくなります。
迷惑メールは返信せずに報告する
怪しい広告や詐欺のようなメールが届いた場合は、返信せずに「迷惑メールを報告」を使います。
迷惑メールとして報告すると、そのメールは迷惑メールの場所へ移動します。
けして仕返ししようとして返信してはいけません、標的にされますよ。
Googleは、迷惑メールとして報告されたメールを、迷惑行為や不正利用への対策に役立てる場合があります。
次のようなメールには注意しましょう。
- 知らない会社から突然届いた当選通知
- 高額なお金が受け取れるという案内
- アカウント停止を急に知らせる内容
- 確認コードを教えるよう求めるメール
- 不自然な日本語で書かれた請求
- 身に覚えのない荷物や契約の案内
怪しいメールに返信すると、自分が現在使っているメールアドレスだと相手に伝わる可能性があります。
返信せず、迷惑メールとして処理しましょう。
添付ファイルを開くときの注意
メールには、写真、文書、請求書などのファイルが付いていることがあります。
これを添付ファイルと呼びます。
家族から届いた写真や、自分が申し込んだサービスの資料であれば、内容を確認できます。
しかし、知らない相手から届いた添付ファイルは、むやみに開かないようにしましょう。
特に注意したいのは、次のような場合です。
- 身に覚えのない請求書
- 注文していない商品の納品書
- 知らない会社からの圧縮ファイル
- 不自然なファイル名
- 「至急確認」と急かす内容
- パスワード入力を求めるファイル
添付ファイルは、封筒の中にさらに小箱が入っているようなものです。
差出人が分からない小箱は、勢いで開けないほうが安全です。
Gmailのカテゴリを知っておこう
Gmailでは、受信したメールが自動的に複数のカテゴリへ分類される場合があります。
代表的なカテゴリは次の通りです。
メイン
家族、知人などからのメールや、ほかのカテゴリに分類されなかったメールが入ります。
プロモーション
商品の案内、割引、キャンペーンなどのメールが入ります。
ソーシャル
SNSや動画サービスなどからのお知らせが入ります。
新着
確認メール、通知、利用明細、リマインダーなどが入ることがあります。
フォーラム
オンラインのグループやメーリングリストなどからのメールが入ります。
Gmailでは、これらのカテゴリが自動的に使われる場合があります。
分類が違っている場合はメールを別のカテゴリへ移動でき、利用を続けることで分類が調整されることもあります。
AIサービスの登録メールが「メイン」にないときは、「新着」や「プロモーション」も確認してみましょう。
ラベルはメールに付ける整理用の名札
Gmailには、メールを整理するための「ラベル」という機能があります。
一般的なメールソフトのフォルダに似ていますが、一つのメールに複数のラベルを付けることもできます。
たとえば、次のようなラベルを作れます。
- 家族
- AI学習
- 旅行
- 買い物
- 契約
- 重要
- 後で確認
Googleも、「仕事」「家族」「やること」などの分類にラベルを利用できると案内しています。
ただし、Gmailを使い始めたばかりの段階では、無理にラベルを作る必要はありません。
受信、返信、送信、検索、アーカイブに慣れてから始めれば十分です。
整理するための道具が増えすぎると、整理道具を整理する仕事が発生します。
最初はシンプルに使いましょう。
パスワードや確認コードをメールで送らない
家族に操作を手伝ってもらう場合でも、パスワードや確認コードをメールで送るのは避けましょう。
確認コードは、本人であることを確かめるために一時的に発行される数字です。
Googleから身に覚えのない確認コードが届いた場合、そのコードを他人に教えず、削除してよいと案内されています。
次の情報は、通常のメールで人に送らないようにしましょう。
- Googleアカウントのパスワード
- 確認コード
- 銀行の暗証番号
- クレジットカードの暗証番号
- マイナンバーの画像
- 本人確認書類の画像
家族に伝える必要がある場合も、何を、なぜ伝えるのかを確認してからにしましょう。
2段階認証でアカウントを守ろう
Gmailを使い始めたら、Googleアカウントの2段階認証も検討しましょう。
2段階認証を設定すると、パスワードに加えて、スマートフォンへの通知や確認など、もう一つの手順で本人確認を行います。
仮にパスワードが他人に知られてしまっても、スマートフォンなどによる確認が加わるため、不正ログインを防ぎやすくなります。
最初は少し手順が増えたように感じますが、毎回必ず複雑な操作が必要になるわけではありません。
新しい端末でログインした場合や、本人確認が必要な場合などに追加の確認が行われます。
Gmailは、AIサービスだけでなく、買い物、旅行、各種の契約にも使う可能性があります。
その入口となるGoogleアカウントは、できるだけ安全に管理しましょう。
Gmail初心者におすすめの練習方法
Gmailは、説明を読むだけではなかなか覚えられません。
実際に短いメールを送受信してみるのが一番です。
家族に協力してもらい、次の順番で練習してみましょう。
練習1 メールを受け取る
家族から「Gmail練習」という件名でメールを送ってもらいます。
受信トレイから見つけて開きます。
練習2 返信する
届いたメールに、
「届きました。返信の練習中です。」
と返信します。
練習3 新しいメールを送る
今度は自分から新規作成を使い、
件名に「新規メールの練習」
本文に「自分からメールを送っています。」
と書いて送ります。
練習4 検索する
検索欄に「Gmail練習」と入力し、最初に受け取ったメールを探します。
練習5 スターを付ける
練習メールにスターを付けて、「スター付き」から探します。
練習6 アーカイブする
練習メールをアーカイブし、受信トレイから消えたことを確認します。
その後、検索欄で再び探してみます。
ここまでできれば、Gmailの基本操作はかなり身についています。
最初に覚える操作は七つで十分
Gmailには多くの機能がありますが、最初は次の七つを覚えれば十分です。
- 受信トレイを見る
- メールを開く
- 返信する
- 新しいメールを送る
- 検索する
- スターを付ける
- アーカイブする
ラベルや細かな設定、受信トレイのレイアウト変更などは、必要になってから覚えれば問題ありません。
パソコンの操作は、全部を知ってから使い始めるものではありません。
使いながら、必要になった操作を一つずつ覚えていくものです。
包丁を使い始める前に、世界中の料理を暗記する必要がないのと同じです。
まずは一通、メールを開くところから始めましょう。
Gmailに慣れたらAIサービスへ進んでみよう
Gmailの基本操作ができるようになると、AIサービスの登録も進めやすくなります。
一般的には、次のような流れになります。
- AIサービスの公式サイトを開く
- アカウント作成を選ぶ
- Gmailのアドレスを入力する
- Gmailに届いた確認メールを開く
- 確認ボタンを押す
- AIサービスへログインする
- 最初の質問を入力する
この流れの中で、Gmailは本人確認と連絡の役割を持っています。
確認メールを見つけられないと、登録作業が途中で止まってしまうことがあります。
反対に、Gmailの受信、検索、確認ができれば、落ち着いて先へ進めます。
AIを使いこなすための最初の技術は、難しい命令文を書くことではないかもしれません。
届いた一通のメールを、自分で見つけて開くこと。
そこからAI学習が静かに動き始めます。
まとめ｜Gmailは一つずつ操作を覚えれば大丈夫
Googleアカウントを作ったら、次はGmailの基本操作を覚えましょう。
最初からすべての機能を使いこなす必要はありません。
まずは、次の操作を練習してください。
- 受信したメールを開く
- 差出人を確認する
- メールに返信する
- 新しいメールを送る
- 検索欄でメールを探す
- スターを付ける
- アーカイブと削除を使い分ける
- 怪しいメールを開かない
これらができるようになると、AIサービスの登録確認や、パスワードの再設定にも対応しやすくなります。
Gmailは単なるメール箱ではありません。
AIやWebサービスを安全に利用するための、大切な連絡窓口です。
最初は家族と短いメールを送り合いながら、ゆっくり操作に慣れていきましょう。
一通受け取る。
一通返信する。
一通、自分から送ってみる。
その小さな繰り返しが、Webを便利に使う自信へつながります。
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